1、回复时间

把握大多数邮箱的默认规则。由于邮件展示是按时间早晚排序，时间越晚排名越靠前，因此赶在把握客户的上班时间前半小时左右回复，这样客户上班后查询邮箱时，能更快查看并回复邮件。

2、回复标题

一般来说，标题分为回复报价和写开发信两种，要把客户最关心的问题放在标题中间，切忌广告营销式的标题。

领动领售研究院建议，在回复邮件标题中可以采取以下元素：产品名称、价格、认证信息、产品核心亮点等，有选择性的展示客户最关心的信息。

写外语标题时不必按照严格的语法，用最简单的结构阐述最核心的内容即可。标题建议控制在7-8个单词内，越能体现专业度的标题越能建立买家认可。

3、回复内容

在回复询盘时建议采用回答客户询盘问题-引导和询问-公司介绍的内容结构。切忌一开始就放大段的公司介绍。尤其是回复新客户的第一次询盘时，大家很喜欢先来一段自报家门，其实这样做并没有第一时间给到客户最关心的答案，是非常不可取的（除非客户在询盘中特地询问公司介绍信息）。

另外，卖家可以在回复中重点强调产品的个性化和差异化，在同质化竞争越来越严重的情况下，拥有得天独厚的决定性优势商家少之又少。正因如此，卖家更要注重核心卖点的挖掘，如品牌认证、技术专利等硬性指标、交货周期、售后服务等。比如，小工厂虽然企业规模较小、整体生产力较低，但具有自由配置、动态调整的灵活性优势。